Conservazione ed archiviazione sono la stessa cosa?

Spesso si pensa si tratti di due sinonimi ma di fatto non è così.

Archiviare un documento significa registrarlo all’interno di uno spazio digitale allo scopo di ritrovarlo. L’ archiviazione elettronica prevede che il documento venga memorizzato su un supporto digitale (hard disk – chiavetta usb o altro) ma non attribuisce e mantiene inalterato nel tempo alcun valore legale del documento.

Conservare digitalmente un documento significa coinvolgerlo in un insieme di procedure informatiche che prevedono:

•  da un lato un processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti nell’ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenerne inalterata la validità legale nel tempo per garantire la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità; e
• dall’altro un processo che richiede l’apposizione di una firma e di una marca temporale da parte di un soggetto terzo, il Responsabile del sistema di conservazione.

L’archiviazione è parte del processo di conservazione, ma la conservazione è molto di più.