La conservazione digitale dei contratti

La conservazione digitale dei contratti è una pratica sempre più diffusa, in quanto offre numerosi vantaggi rispetto alla conservazione cartacea, tra cui:

• Efficienza: i contratti possono essere archiviati e recuperati in modo rapido e semplice, senza la necessità di consultare fisicamente i documenti cartacei.
• Sicurezza: i contratti digitali sono protetti da accessi non autorizzati e da manomissioni.
• Risparmio: la conservazione digitale dei contratti può comportare un risparmio sui costi di archiviazione e gestione.

I contratti risultano quindi facilmente accessibili e consultabili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, sicuri e protetti, per le caratteristiche stesse che un sistema di conservazione digitale è in grado di esprimere.
Tuttavia, la conservazione digitale dei contratti non richiede un semplice back up di archiviazione ma l’adozione di un sistema di gestione documentale efficace integrato con un sistema di conservazione digitale in grado di garantire la conformità normativa e la sicurezza dei dati oltre che in grado di mantenere inalterato nel tempo il valore probatorio e l’efficacia del contratto e della firma digitale allo stesso apposta.

Normative di riferimento
La conservazione digitale dei contratti deve essere conforme alle seguenti normative:

• Regolamentazione europea sulla protezione dei dati personali (GDPR)
• Norme italiane sulla conservazione dei documenti (Dlgs 82/2005 – CAD e LLGG sulla formazione gestione e conservazione dei documenti)
• Norme e Standard internazionali sulla conservazione dei documenti (Regolamento eIDAS– OAIS 14721 e Uni-Sincro 11386:2020)

Sistemi di gestione documentale e perfezionamento delle transazioni e conservazione digitale
Un sistema avanzato di gestione delle transazioni e conservazione deve essere in grado quanto meno di offrire le seguenti funzionalità:

• Firma digitale: per garantire l’autenticità e l’integrità dei contratti digitali.
• Sistemi di autenticazione sicuri: per esempio autenticazione a due fattori o la crittografia dei dati per proteggere i contratti digitali da accessi non autorizzati.
• Conservazione digitale a norma integrata: per garantire la fruibilità dei contratti nel tempo mantenendo inalterato il valore probatorio del documento e la sua autenticità, oltre che la sua reperibilità.