I libri sociali vanno portati in conservazione?
In realtà la prima domanda da porsi è cosa sono i libri sociali?
I libri sociali sono registri nei quali vengono riportate le attività svolte dalla società e ne riportano anche la sua composizione. Oltre ai libri e alle altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214 del Codice Civile, l’articolo 2421 del Codice Civile prevede una serie di altri libri obbligatori, tipici del funzionamento della società in correlazione alla sua dimensione ed alla forma del suo organo amministrativo.
I libri sociali possono essere tenuti sia in formato cartaceo che in formato digitale.
I libri digitali possono essere tali a partire dalla loro formazione e possono mantenere tale formato per tutta la loro vita di gestione cosicché non sarà più necessario stampare il libro su pagine precedentemente vidimate.
Ovviamente il processo di gestione deve essere integrato con un processo di firma digitale e con un processo di conservazione digitale in grado di garantire il perdurare del valore probatorio del documento nel tempo.
I vantaggi sono molteplici:
- risparmio sia in termini di tempi di lavorazione che di costi evidenti ed occulti
- sostenibilità
- efficienza
- economicità