Come si conserva il Libro Unico del Lavoro – LUL?

La divisione HR all’interno di una struttura gestisce certamente documenti rilevanti e sensibili, tra questi il LUL – Libro Unico del Lavoro, istituito dalla legge 112/2008 la cui tenuta e conservazione sono regolamentate dal D.M. 9 luglio 2008 che ha modificato l’art. 39 della suddetta legge.

Con questo decreto è stata introdotta la modalità informatica di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL).

Il LUL contiene una serie di dati sensibili dei lavoratori: dati identificativi di ogni lavoratore ed informazioni relative al rapporto di lavoro; è una sorta di cedolino paga integrato dall’indicazione delle presenze giornaliere del lavoratore.

La possibilità di tenere informaticamente i LUL consente di eliminare l’obbligo di vidimazione ed autorizzazione preventiva dell’Inail e basta l’invio di una comunicazione preventiva alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della messa in uso del sistema di gestione informatica del LUL.

La registrazione dati nel LUL deve essere concluso entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento e concluse le registrazioni il LUL informatico deve essere statico ed immodificabile. Il LUL viene poi firmato digitalmente dal Tenutario (datore di lavoro o consulente abilitato ex art. 5 L. n. 12/1979) e viene apposto contestuale riferimento temporale per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto e la data e ora in cui il documento viene firmato.

Successivamente i LUL digitali devono essere versati a norma di legge in un sistema di conservazione digitale entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento e vanno conservati per cinque anni dall’ultima registrazione.

Il sistema di conservazione con i requisiti di cui all’art. 44 del CAD, garantisce per i LUL:

• leggibilità
• cronologia
• ricerca ed estrazione dal sistema sulla base di metadati univoci