Come si fa a passare da un Conservatore all’altro?
Passare i documenti da un sistema di conservazione ad un altro sembra facile ma in realtà può essere molto rischioso oltre che molto costoso. Vi aiutiamo a capire come agire correttamente.
Tecnicamente la “portabilità”, cioè la migrazione di documenti già conservati da un sistema ad un altro fermo mantenendo il loro valore probatorio immutabile nel tempo è un tema essenziale quando si decide di cambiare sistema di conservazione poiché se questo trasferimento impatta sul valore probatorio garantito dalla conservazione ai documenti, non ottengo certo un risultato performante.
Il concetto di portabilità è quindi strettamente correlato al tema della interoperabilità tra i sistemi di conservazione anche se in maniera frettolosa viene liquidato facendo riferimento ad alcuni standard: UNI SInCRO 11386 che declina requisiti e linee guida per garantire la compatibilità tra diversi sistemi di conservazione, modello OAIS (Open Archival Information System) 14721 per l’archiviazione digitale delle informazioni oppure utilizzo di un determinato formato ipotizzato più idoneo per l’archiviazione (pdf/A).
Certo gli Standard sono utili ma lasciano un certo ambito di autonomia sulla formazione del file indice della conservazione, sempre corredato da una marca temporale e dalla una firma elettronica (avanzata o qualificata) o dal sigillo elettronico (avanzato o qualificato) del Responsabile della Conservazione (RdC) o del Responsabile del Sistema di Conservazione, che consente di attestare l’integrità dei file conservati.
L’aspetto essenziale della migrazione è quello di mantenere la corretta “catena di conservazione”, la certezza, cioè, che il valore probatorio del documento, garantito dal processo di conservazione secondo le previsioni CAD, permane anche se cambia il sistema di conservazione utilizzato, senza perdere, modificare o alterare le informazioni precedentemente annesse all’oggetto conservato.
Per effettuare una migrazione corretta è importantissimo identificare i pacchetti di archiviazione ed i documenti oggetto di migrazione, oltre alle relazioni di contesto esistenti all’interno dell’archivio ed alla sua struttura attraverso i metadati degli oggetti conservati che vanno interpretati ed ovviamente trasferiti nel nuovo sistema di conservazione, ponendo la massima attenzione a non smarrire dati e documenti, a rispettare il GDPR, a verificare la condizione dei file (corrotti o meno ), a verificarne la loro leggibilità (ove necessario) oltre che le risorse strutturali indispensabili per svolgere una corretta migrazione, soprattutto in termini dimensionali.
Non da meno va posta attenzione all’infrastruttura di interscambio che va ipotizzata e realizzata in maniera sicura al fine di escludere ogni possibile vulnerabilità correlata al momento di trasferimento tra i due sistemi di conservazione; non ultimo non va tralasciata la gestione degli aspetti contrattuali che dovrà prevedere durante la migrazione una sorta di interregno tra i due conservatori che si avvicendano al fine di garantire al titolare la totale disponibilità dei suoi documenti conservati e la continuità del servizio erogato.