Digital Transformation e firma elettronica: l’ultimo miglio
Oggi i clienti sono divenuti capaci di controllare molto più di un tempo le proprie interazioni con le aziende. Per questo motivo le aziende che cercano di comprendere e soddisfare i clienti in un’economia globale e digitale devono porre particolare attenzione alla creazione di una customer experience positiva e rilevante.
Certamente per raggiungere tale scopo è necessario lavorare sugli aspetti organizzativi e sui processi, adottando nuovi modelli aziendali. Ma bisogna anche investire in tecnologie innovative, in linea con le necessità sia dei clienti che dei collaboratori, i quali partecipano tutti assieme a dei processi sempre più allargati, senza un confine netto tra il dentro e il fuori dell’azienda.
Non si può inoltre trascurare che le aspettative di user experience di ognuno di noi si basano sempre più su degli standard assai elevati, introdotti in questi anni dai più grandi player tecnologici nel mondo consumer.
In tale prospettiva per affrontare la sfida della trasformazione digitale la firma elettronica è sicuramente una tecnologia particolarmente importante, sia per ridisegnare i processi che per offrire una user experience positiva.
In molti casi oggi la firma di un documento è ancora una fase del processo che non viene digitalizzata. Tutti gli sforzi per velocizzare la conclusione del processo aziendale vengono così vanificati da una procedura con carta e penna che lo rallenta riportandoci indietro di decenni, con una lentezza oggi decisamente inaccettabile: ciò che in Intesi Group chiamiamo da tempo “l’ultimo miglio” della digital transformation.
Le soluzioni tecnologiche per la firma elettronica che oggi sono disponibili possono soddisfare sia le esigenze organizzative che quelle di user experience in modo eccellente, e nel pieno rispetto di tutti gli eventuali adempimenti normativi richiesti.
L’aspetto normativo in Europa è stato affrontato in modo strutturato con il Regolamento eIDAS che mira alla costruzione del mercato unico digitale europeo. Dal 1° luglio 2016 il Regolamento eIDAS garantisce la piena interoperabilità tra tutti i paesi dell’unione, obbligandoli a riconoscere alla firma elettronica un valore legale equivalente a quello della firma autografa.
Il Regolamento riconosce anche la validità legale della Cloud Signature, eliminando la necessità di utilizzare le smart card. Questo aspetto ha una interessante ricaduta sulla user experience. Infatti grazie alla Cloud Signature oggi per l’utente è possibile utilizzare il proprio smartphone per avere un controllo esclusivo della propria firma elettronica, anche in mobilità, cioè quando e dove vogliamo.
Per rendere agevole l’uso della firma, Intesi Group mette a disposizione in primo luogo una app mobile (Valid) e le API del servizio di Cloud Signature (Time4Mind), che si integrano con le applicazioni aziendali già in uso (ERP, BPM o altro sistema documentale e di workflow). Per chi invece ha bisogno di soluzioni già pronte all’uso esistono anche diversi prodotti per soddisfare il tipo di necessità o la modalità di lavoro abituale: per applicare la firma a documenti conservati su storage pubblici (Time4Store), per avere un libro firma digitale o gestire dei processi autorizzativi (Valid Sign), per firmare da qualunque applicazione desktop con la naturalezza di una stampa (Signature Printer Driver) o inviando una mail (Signature Mail Gateway) o anche per applicare la firma conversando in una chat (Cloud Signature Chatbot).