Quali sono i ruoli coinvolti nella Conservazione a norma?

Spesso si fatica a comprendere quali siano i ruoli coinvolti nel processo di Conservazione a norma.

Fortunatamente le Linee Guida ci hanno dato una mano: vediamo insieme di capirne di più!

I ruoli individuati nel processo di conservazione sono attualmente 5 rispetto ai 3 individuati dall’abrogato Dpcm del 2013 e questo ha contribuito sicuramente a fare chiarezza su chi fa cosa.

Attualmente abbiamo individuato:

a) Titolare dell’oggetto Della Conservazione

b) Produttore dei Pacchetti di versamento

c) Utente abilitato

d) Responsabile Della Conservazione

e) Conservatore

Nello specifico:

Titolare dell’oggetto della Conservazione è…
… il soggetto produttore degli oggetti di conservazione, precisando che la fase di formazione del documento informatico può essere rimesso ad una terza parte, ma diciamo che si tratta del titolare del dato che diventa documento informatico nella sua articolazione più ampia.

Produttore dei Pacchetti di versamento è …
… il soggetto persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica molto spesso con il responsabile della gestione documentale.

Utente abilitato è …
… la persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.

Responsabile della Conservazione è …
… il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. E’ il vero protagonista del processo.

Conservatore è …
… il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. Certamente è diverso dal Responsabile della Conservazione perché controllore e controllato non posso coincidere quando il servizio è offerto in outsourcing.