manuale di conservazione<\/strong>, potranno essere affidate al responsabile del\u00a0servizio di conservazione e quindi all\u2019outsourcer.<\/p>\n\n\n\nRimane comunque in carico al Responsabile della conservazione vigilare sulla corretta esecuzione del processo di conservazione: sul fornitore graver\u00e0 la responsabilit\u00e0 contrattuale nei confronti del Responsabile della conservazione oltre che la responsabilit\u00e0 connessa all\u2019erogazione del servizio in particolare in caso di perdita, distruzione o alterazione dei documenti.<\/p>\n\n\n\n
Il contratto o la convezione di servizio dovrebbe prevedere l\u2019obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dal Responsabile dell’azienda stessa rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilit\u00e0 giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altres\u00ec a svolgere le necessarie attivit\u00e0 di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing.<\/p>\n\n\n\n
Si tratta di fatto di un contatto che rientra nella tipologia dei contratti di appalto<\/strong> prevista dall\u2019 art 1655 cod. civ. dove l\u2019obbligazione principale \u00e8 quella di erogare o realizzare un servizio secondo le modalit\u00e0 pattuite, compiendo, all’uopo, un’attivit\u00e0 di organizzazione dei mezzi e tutti quegli adempimenti strumentali mirati all’ottenimento di quanto specificato nell’accordo<\/p>\n\n\n\nE\u2019 fondamentale definire e rispettare i ruoli coinvolti nel processo, con particolare attenzione a quelli coinvolti nella fase di versamento, stipulando un submission agreement o un accordo di versamento perfettamente coerente al servizio erogato.<\/p>\n\n\n\n
Inevitabile \u00e8 il rispetto del GDPR instaurando un servizio che comporta il trattamento dei dati, il tutto connesso ad una gestione adeguata della riservatezza delle informazioni.<\/p>\n\n\n\n
Non meno rilevante \u00e8 pattuire regole che disciplinino la migrazione, il rispetto della portabilit\u00e0, la gestione dello scarto e l\u2019attivazione del servizio; altrettanto essenziale \u00e8 definire SLA con livelli di servizio in relazione agli orari e modalit\u00e0 di erogazione dei servizi, assistenza e manutenzione.<\/p>\n\n\n\n
Pu\u00f2 essere cautelativo prevedere la possibilit\u00e0 di effettuare audit periodici e monitorare il livello di sicurezza dei servizi, anche attraverso la conferma e verifica di requisiti di elevato livello in termini di qualit\u00e0 e sicurezza in aderenza agli standard europei in materia.<\/p>\n\n\n\n
Un buon contratto di conservazione deve garantire quindi che i documenti informatici siano conservati in modo sicuro, affidabile e conforme alla normativa vigente.<\/p>\n\n\n\n
In particolare, \u00e8 importante valutare i seguenti aspetti:<\/p>\n\n\n\n
- Oggetto del contratto: il contratto deve specificare chiaramente quali documenti informatici devono essere conservati, per quanto tempo e secondo quali criteri.<\/li>
- Sicurezza e affidabilit\u00e0 del servizio: il contratto deve garantire che il servizio di conservazione sia sicuro e affidabile, utilizzando tecnologie e procedure adeguate.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Conformit\u00e0 alla normativa: il contratto deve garantire che il servizio di conservazione sia conforme alla normativa vigente, in particolare al Codice dell’Amministrazione Digitale, alle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, al Regolamento eIDAS ed al Regolamento sui criteri per la fornitura di servizi di conservazione.<\/p>\n\n\n\n