Il servizio di e-archiving, tra presente e futuro.

Un caffè con Patrizia Sormani …

Laureata in economia e commercio e poi in giurisprudenza, Patrizia Sormani ha iniziato la sua carriera nel diritto tradizionale. “Poi un giorno mi hanno messo in mano un pezzo di plastica con cui firmare… Era una smart card: dopo un momento di sconcerto, scattò una scintilla di curiosità che poi avrebbe ispirato tutto il mio percorso professionale successivo…”, racconta sorridendo. Nella propria carriera, Sormani ha infatti guidato numerose imprese nella trasformazione digitale, con un focus sulla custodia dei documenti e sugli standard collegati. Oggi è consulente nella transizione digitale, anche per aziende che erogano servizi digitali – in primis, Intesi Group con cui collabora già da anni – ed è anche Presidente di ANORC Mercato, l’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali.

Chi offriva il servizio di conservazione, se vorrà erogarlo in modo qualificato, dovrà dunque certificarsi: è un percorso complesso?

Indubbiamente, non sarà facile perché il processo di qualificazione è alquanto articolato.

Ma chi è già QTSP per altri servizi – come Intesi Group – avrà indubbiamente un vantaggio: la consapevolezza dell’impegno da affrontare e l’attitudine alla sfida e ai tipici cambi di marcia in corso d’opera. Ad esempio, anche se è appena uscita la prima versione dello standard CEN, probabilmente già a luglio ne uscirà una seconda… Uno scenario tutt’altro che statico. Ma Intesi Group sta già lavorando sulla certificazione della long-term preservation (art. 34 del Regolamento eIDAS), il servizio ancillare all’e-archiving che mette al riparo i certificati di firma digitale dall’obsolescenza tecnologica.

La certificazione si tradurrà in una selezione naturale tra i provider?

Credo che il mercato sia a una svolta, per diverse ragioni.

Alcuni provider si chiedono perché affrontare gli oneri di un servizio qualificato europeo, soprattutto quando gestiscono documenti con rilevanza relativa. Altri, come Intesi Group, vogliono certificarsi perché vedono nell’offerta dell’intero set di servizi fiduciari qualificati, previsti da eIDAS, un indubbio valore aggiunto.

Aggiungiamo il fatto che la normativa presenta ancora alcuni nodi da sciogliere e ciò contribuisce a un certo stallo. Anche se l’Italia è pioniera in materia di conservazione digitale, l’Europa non avrebbe potuto imporre il nostro modello agli altri Stati membri. Ma la normativa europea è immediatamente attuativa e l’Italia deve adeguarsi. In questo scenario, un punto spinoso riguarda la non obbligatorietà dell’e-archiving qualificato: l’UE ha infatti stabilito che il servizio può essere erogato anche in modalità non qualificata e la legge italiana non potrà, quindi, limitare tale possibilità. Ma quali documenti dovranno essere conservati in modo forte e sulla base di quali criteri? È auspicabile che il distinguo – in virtù, ad esempio, del considerando 66, che legittima un trattamento diverso per gli archivi pubblici – dipenda dalla natura giuridica dei soggetti titolari, privati o pubbliche amministrazioni, e non dalla tipologia documentale che complicherebbe la situazione.

In più, i CAB italiani (Conformity Assessment Body) sono in attesa di schemi di certificazione chiari: potenzialmente, ci sarebbe il rischio che i nostri provider si rivolgano a CAB esteri o che provider esteri – già certificati a livello europeo – propongano i loro servizi e si espandano anche nel nostro mercato…

Comunque, perché le aziende dovrebbero preferire un servizio di e-archiving che sia qualificato?

Semplice, come detto, i sistemi qualificati godono della presunzione forte di integrità e autenticità e un’apposita ricevuta documentale lo attesta fin dalla presa in carico: una prova concreta e opponibile a terzi.

Inoltre, preservare un archivio digitale non significa fare semplice storage in cloud ma deve garantire la leggibilità dei documenti per tutta la durata del periodo di conservazione, che può essere molto lungo e al di là dell’obsolescenza tecnologica. Evolvendo rapidamente formati e infrastrutture, un servizio qualificato garantirà il riversamento di documenti da formati obsoleti ad altri gestibili, senza comprometterne l’integrità e con meccanismi di verifica automatica, magari a campione, che attestino la corrispondenza tra il file originale e quello convertito.

Tutto questo è, ovviamente, di enorme rilievo nel contenzioso e per gli accertamenti delle autorità. E in altri ambiti?

La parola chiave è valore. Oggi tendiamo a sottovalutarlo perché possiamo duplicare un documento digitale infinite volte, senza sforzo e senza averne percezione fisica. E ce ne rendiamo conto se pensiamo alla trascrizione a mano dei documenti presenti negli archivi storici o alle copie “in bella” che i professori ci chiedevano a scuola per i temi in classe. Invece i documenti digitali, ancorché sia cambiato il loro supporto, possono avere – al di là dell’obbligo normativo – un valore davvero significativo, ad esempio costituiscono un patrimonio per la memoria storica e aziendale. In tal senso, è auspicabile che – si costruisca una tassonomia dei documenti aziendali, in base alla loro rilevanza giuridica e non solo: a quel punto, sarà consequenziale scegliere nel caso quali affidare a un provider qualificato.

Quali settori sono più pronti per questa svolta nella conservazione documentale?

Se pensiamo soltanto al servizio di e-archiving, tutto il mondo corporate sarà interessato a muoversi tempestivamente, sia per la maggiore capacità d’investimento sia per esigenze di audit e compliance: in particolare, realtà strutturate del mondo bancario e assicurativo, società sottoposte a vigilanza e anche multinazionali con filiali in più Paesi europei che beneficerebbero di un servizio unico internazionale.

Se invece consideriamo l’e-archiving come parte di un ecosistema, il pensiero va immediatamente all’EUDI Wallet, che conterrà dati, attributi e documenti: preservare nel tempo le transazioni basate su questi elementi sarà fondamentale e possibile con un sistema di servizi qualificati e integrati.

In sintesi, qual è la sua valutazione generale attuale?

Ci troviamo in uno scenario dinamico, in via di definizione, con tante sfide e tante opportunità. I provider italiani sono impazienti di certificarsi per non perdere competitività; i titolari dei documenti vogliono un quadro chiaro su cui basare le proprie scelte; le istituzioni devono prendere una posizione in tempi rapidi. Credo che i prossimi sei mesi saranno a dir poco frenetici!

Allora appuntamento in autunno con Patrizia Sormani: di nuovo su questa newsletter, per commentare insieme un’ulteriore tappa dell’evoluzione dell’e-archiving.