Conservazione digitale

La Conservazione a norma dei documenti informatici è un processo basato su standard e procedure tecnologiche che consente di garantire ai documenti informatici autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Conservazione e Archiviazione sono la stessa cosa?… NO

Archiviazione

L’archiviazione elettronica è un’attività che consente la memorizzazione di un documento su un supporto informatico (simile all’archiviazione classica con l’unica differenza che viene usato un supporto diverso, essendo diversa la natura del documento).

Conservazione

La conservazione digitale è un processo standardizzato in grado di assicurare a un documento informatico autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Si preserva la memoria storica delle informazioni che non vengono “semplicemente” archiviate ma viene assicurata alle stesse la piena validità legale e fruibilità costante nel tempo.

Perché scegliere il servizio di Conservazione Digitale Intesi Group

Certificazioni

ISO 27001:2013 / ISO 9001:2015

eIDAS

Trust

Notaio come Responsabile del sistema di Conservazione

Vantaggi

Facile da integrare e utilizzare da parte del cliente

Come funziona il servizio di Conservazione Digitale Intesi Group?

1. Ricezione Documenti e Metadati

Il Sistema di Conservazione riceve i documenti e i metadati necessari a creare le chiavi di ricerca, che garantiscono la reperibilità nel tempo dei documenti conservati.

2. Trasferimento nel Sistema di Conservazione digitale

I documenti digitali, siano essi nativi digitali o dematerializzati, vengono trasferiti nel Sistema di Conservazione digitale Intesi Group sempre tramite un canale sicuro.

3. Generazione della ricevuta di conservazione firmata digitalmente

Il Sistema di Conservazione genera l’evidenza delle operazioni effettuate attraverso una ricevuta di conservazione firmata digitalmente che identifica univocamente il documento, o più in generale l’oggetto, che è stato memorizzato nel sistema.

4. Generazione quotidiana del rapporto di versamento (Daily Log)

Il Sistema di Conservazione genera quotidianamente il rapporto di versamento (Daily Log) firmato digitalmente dal Responsabile del Sistema di Conservazione (Notaio) che riassume tutte le operazioni effettuate giornalmente verso il sistema stesso da un determinato titolare o produttore del pacchetto di versamento.

5. Predisposizione del Pacchetto di Archiviazione

Il processo di conservazione si conclude con la predisposizione Pacchetto di Archiviazione (PdA) conforme allo standard UNI 11386 SinCRO.

Quali documenti è possibile conservare in modalità digitale?

Qualche esempio…

  • Fatture elettroniche e non
  • Corrispondenza e PEC
  • DDT – Documenti di Trasporto
  • Bilancio d’esercizio
  • Dichiarativi fiscali
  • Registri Contabili
  • Libro Unico del Lavoro (LUL)
  • Documenti fiscalmente rilevanti
  • Libri sociali obbligatori e non
  • Documenti sanitari
  • Documenti della PA
  • Mandati di pagamento e reversali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)

Per alcune tipologie di documenti la conservazione digitale è direttamente prevista dalla normativa vigente mentre per le altre è una forte raccomandazione al fine di mantenere l’accesso ai documenti e la loro l’integrità.

Intesi Group è elencata sul Marketplace AgID dei servizi di conservazione.

Il marketplace AgID non rappresenta un elenco o un albo dei conservatori, ma costituisce una vetrina dove le pubbliche amministrazioni possono individuare più agevolmente i fornitori di servizi di conservazione a norma dei documenti informatici e avviare la successiva fase di contrattualizzazione. Link al marketplace

Intesi Group è elencata sul Catalogo dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) per i servizi di conservazione.

Le soluzioni qualificate da ACN sono elencate nel catalogo delle infrastrutture e dei servizi cloud. Le PA possono consultare il catalogo ACN per individuare i servizi e il livello di qualificazione concesso, per verificare in via preventiva se sono conformi al livello di classificazione necessario per gestire i propri dati o servizi.

Scarica gratuitamente il nostro e-book sulla Conservazione Digitale.

Qui troverai un utile strumento per avere tutte le informazioni più aggiornate sulla conservazione digitale.

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