Gestire, archiviare e conservare digitalmente la PEC

La PEC è equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno in quanto, grazie alla presenza della “Ricevuta di avvenuta consegna”, dà al mittente la certezza dell’invio e dell’avvenuta consegna di un messaggio a un destinatario.

La ricevuta di consegna è un messaggio di posta elettronica rilasciato dal Gestore PEC come conferma di spedizione della comunicazione. Contiene il messaggio originale, i dati relativi alla consegna ed è firmata digitalmente dal gestore PEC che garantisce così l’esatto orario della spedizione, l’autenticità del contenuto e di conseguenza l’immodificabilità dello stesso.

La firma digitale apposta ha però una scadenza in quanto è legata a un certificato di firma che solitamente ha una durata limitata nel tempo.

Per dare valore legale probatorio duraturo alla PEC non è pertanto sufficiente stampare il messaggio e le ricevute di accettazione/consegna, oppure salvare la PEC nel proprio archivio, bensì è necessario conservarla digitalmente in un sistema di conservazione a norma affinché possano essere garantite le caratteristiche di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità.

Conservare la PEC non è solo utile a fini probatori ma è anche un adempimento previsto dalla normativa, infatti:

Le PEC costituiscono una forma di corrispondenza aziendale con rilevanza giuridica e devono essere conservate per 10 anni. Possono presentare un contenuto rilevante anche ai fini commerciali.

le PEC sono considerate dei documenti informatici, pertanto l’art. 43 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) prevede che la conservazione delle stesse debba essere eseguita digitalmente nel rispetto delle regole tecniche previste per i sistemi di conservazione.

La soluzione Intesi Group

Si tratta di una piattaforma che agevola la gestione della casella, certifica il percorso dei messaggi all’interno dell’azienda, tiene messaggi e notifiche vicine, segnala PEC non lette e permette una configurazione dei permessi di accesso a diversi livelli della stessa casella.

La piattaforma è integrata direttamente con il Sistema di Conservazione Intesi Group offrendo così un servizio chiavi in mano.

La piattaforma:

  • mantiene efficiente e sempre operativa la casella PEC o mail, ovviando così al tema dello svuotamento della stessa e il rischio di cancellare documenti importanti
  • semplifica il lavoro delle persone che leggono e scrivono messaggi
  • garantisce e condivide le informazioni di lettura e gestione di un messaggio
  • protegge l’azienda dalle minacce informatiche dei virus
  • valore legale nel tempo ai messaggi PEC (eventualmente anche mail) in quanto invia i messaggi e i relativi allegati in conservazione digitale attraverso un’unica interfaccia.

È possibile scegliere ogni quanto tempo inviare le PEC in conservazione con livelli di servizio personalizzabili (anche ogni minuto), e selezionare quali messaggi “conservare”.

Con la medesima piattaforma è possibile gestire anche semplici caselle mail (PEO – Posta Elettronica Ordinaria).

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