Libri sociali: tutta un’altra storia con IG COMPANY BOOKS
Un caffè con Simone Fiore …
I libri sociali – obbligatori o facoltativi che siano – registrano tutte le attività svolte da un’impresa e raccolgono informazioni rilevanti sulla sua composizione societaria.
L’elenco è lungo: dal libro giornale al libro degli inventari, fino a quelli delle obbligazioni, delle assemblee dei soci e dei verbali del CdA, e altri ancora se ne potrebbero aggiungere per le S.p.A.
Sebbene tradizionalmente tenuti in formato cartaceo, l’articolo 2215 bis del Codice Civile ha introdotto la possibilità di crearli e conservarli in digitale.
Intesi Group la consente in modo efficace e in assoluta conformità alle disposizioni di legge.
Come? Con IG COMPANY BOOKS.
Ne parliamo con Simone Fiore, Product Owner di Intesi Group, esperto in materia di conservazione, escrow e, appunto, libri sociali.
Siciliano di Catania e laureato in Informatica, Fiore – 40 anni – è entrato in azienda a seguito dell’acquisizione del ramo d’azienda eWitness: qui ricopriva il ruolo di Capo Sviluppo Software dopo precedenti esperienze manageriali, tra l’altro, in Cerved e a Il Giornale, e imprenditoriali come fondatore di due startup.
Possiamo definirla l’ideatore di IG COMPANY BOOKS?
No, diciamo che più che ideatore sono colui che ha dato vita a COMPANY BOOKS. Sono orgoglioso del mio ruolo progettuale nel cosiddetto ultimo miglio. Infatti quando entrai in eWitness, nel 2019, l’idea di realizzare i libri sociali digitali era già nata, ma non era stata portata a compimento. Mi presi carico di questa sfida e già alla fine dell’anno ci fu il rilascio della soluzione, al tempo unica nel suo genere sul mercato italiano. Poco dopo, all’inizio del 2020, giunsero addirittura i primi clienti, anche sulla spinta dell’emergenza pandemica: la soluzione offriva la possibilità di adempiere alla tenuta dei libri sociali e alla loro sottoscrizione superando, con una procedura dal pieno valore legale, le restrizioni agli incontri in presenza.
Cosa ha comportato, successivamente, l’ingresso in Intesi Group?
È stato determinante: non ha portato solo a un semplice rebranding, coerente con le policy di Intesi Group, ma soprattutto a una significativa evoluzione del prodotto, grazie all’integrazione delle soluzioni di digital trust dell’azienda e al miglioramento dell’interfaccia grafica, con una User Experience più fluida.
Cosa consente di fare, oggi, IG COMPANY BOOKS?
È senz’altro la soluzione più completa sul mercato. Permette l’integrazione tra sistema gestionale, firma digitale e conservazione digitale dando vita a un processo efficiente, rapido e semplice. I verbali sono sottoscrivibili digitalmente senza la riunione fisica dei soggetti coinvolti e con la riduzione del rischio di errori: stabilito l’ordine di raccolta delle firme, essendo il processo guidato, si evitano le possibili inversioni in cui si può incorrere manualmente. È, altresì, garantita la consequenzialità dei verbali: IG COMPANY BOOKS è l’unica soluzione che assegna automaticamente a ogni verbale un numero di protocollo, vincolato sia al precedente sia al successivo. Peraltro, le garanzie di consequenzialità, la firma digitale e la marca temporale sostituiscono in toto la vidimazione manuale e la numerazione progressiva.
La conservazione digitale è parte integrante dell’offerta?
Assolutamente sì. I documenti vengono inviati automaticamente al Sistema di Conservazione digitale di Intesi Group, assicurando loro autenticità, reperibilità e valore probatorio, in conformità all’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale. Peraltro, sono subito consultabili e possono essere facilmente esibiti a organi di vigilanza o altri stakeholder che ne abbiano diritto.
IG COMPANY BOOKS è ideale per…?
…praticamente per ogni tipo di impresa. In primis, lo hanno adottato soprattutto aziende medie e grandi. Ad esempio, all’interno di raggruppamenti societari, un tale strumento abilita la gestione centralizzata dei libri sociali delle controllate da parte della casa madre, superando le barriere della distanza fisica dei soggetti coinvolti.
Ma è una soluzione adatta anche alle imprese più piccole perché, rispetto alla procedura cartacea, garantisce tutti i vantaggi tipici di ogni processo di digitalizzazione: drastica riduzione dei tempi di esecuzione, facilità di ricerca e consultazione dei documenti, trasparenza, semplicità di gestione e archiviazione nonché sicurezza e riservatezza ai massimi livelli, grazie a tecniche di crittografia e condivisione dei documenti in ambienti protetti. È, però, ovvio che le PMI abbiano bisogno di qualche attenzione in più…
In che senso?
La soluzione è molto innovativa e sostituisce processi tradizionali ben consolidati: è comprensibile, quindi, incontrare talvolta qualche resistenza. In particolare, le piccole imprese sono spesso abituate al coinvolgimento diretto e in presenza dei propri professionisti di fiducia, anche in occasione di procedure che possono essere effettuate senza la loro partecipazione. Pensiamo, ad esempio, al caso della vidimazione dei libri sociali: è davvero possibile senza la “storica” presenza del notaio? A timori simili, però rispondiamo spiegando che la nostra soluzione è stata realizzata anche grazie al prezioso ruolo consulenziale di uno studio notarile in fase di progettazione. In ogni caso, le eventuali e residue perplessità vengono spazzate via con l’uso sul campo di IG COMPANY BOOKS: le sue doti di semplicità, flessibilità e versatilità – infatti – risultano subito evidenti e in breve irrinunciabili.
Ad esempio?
Già l’implementazione, essendo una soluzione SaaS, è molto rapida: basta configurare i processi di firma interni secondo le proprie specifiche esigenze, definendo numero di firmatari, ordine di firma e l’eventuale coinvolgimento di altri operatori, ad esempio per la gestione del verbale. In media, occorre solo qualche ora. Siamo gli unici, inoltre, a consentire agli utenti di firmare digitalmente ogni verbale potendo scegliere tra tre opzioni: tramite la propria chiavetta (opportunamente riconosciuta dal sistema); oppure mediante download del documento per la sottoscrizione e suo successivo upload; o, infine, con la firma remota di Intesi Group.
È una soluzione destinata a ulteriori evoluzioni?
Sicuramente e faccio tre esempi.
Presto sarà disponibile una funzione di full text search che, indicizzando non solo il titolo ma addirittura l’intero contenuto dei documenti, faciliti le attività di ricerca.
Quanto prima, inoltre, anche gli intermediari – in particolare i commercialisti – saranno abilitati all’uso della piattaforma per la gestione dei libri sociali delle proprie imprese clienti.
Infine, le sinergie con Verbalizza, la startup ideatrice dell’innovativa piattaforma di organizzazione e gestione delle riunioni aziendali a valore legale, di cui Intesi Group è recentemente divenuta azionista: con loro stiamo già lavorando all’integrazione in IG COMPANY BOOKS di funzionalità davvero inedite per la generazione automatica e la condivisione dei verbali da sottoscrivere successivamente con firma elettronica.
Insomma, per IG COMPANY BOOKS il futuro è …rosa
Sì ma anche … green: anche questa soluzione, come le altre di Intesi Group, contribuisce concretamente alla sostenibilità, grazie alla sua capacità di ottimizzare processi e risorse e di ridurre i consumi di carta e inchiostro. Un valido aiuto anche per il Pianeta e un motivo d’orgoglio per la nostra azienda.