Cosa è il Manuale di Conservazione?

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici diffuse da AgID hanno previsto l’obbligo di redazione di questo documento, ma proviamo a fare chiarezza insieme.

Si tratta di un documento informatico che illustra dettagliatamente e descrive il sistema di conservazione l’organizzazione tra tutti gli attori coinvolti nel processo interni/esterni alla struttura, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture, le modalità di versamento, archiviazione e distribuzione, le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione digitale di documenti informatici.

È un documento importantissimo che stabilisce anche le regole di ingaggio tra titolare e Conservatore in termini di tipologie documentali, formati dei documenti e durata del periodo di conservazione.

La sua redazione è l’unica funzione che il Responsabile della Conservazione non può delegare ed in caso di Pubblica Amministrazione deve essere pubblicato sul sito istituzionale.