Il Responsabile della Conservazione e il Responsabile del Sistema di Conservazione sono la stessa cosa?

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici diffuse da AgID hanno finalmente ulteriormente chiarito che si tratta di due figure tra loro diverse, ma proviamo a fare chiarezza insieme.

Il Responsabile della Conservazione è…

… colui che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione che il titolare del documento intende adottare e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

In caso di soggetto privato può essere nominato sia un soggetto interno alla struttura ma anche un professionista esterno; in caso di Pubblica Amministrazione deve necessariamente essere nominato tra i dirigenti o funzionari interni.

Il Responsabile del Sistema di Conservazione è…

… colui che presiede al funzionamento del sistema di conservazione.

In caso di adozione di un sistema di conservazione in house coincide con il responsabile della conservazione; in caso di adozione di un sistema di conservazione in outsourcing si tratta di un soggetto interno al provider di conservazione (il conservatore) e pertanto distinto e diverso dal Responsabile della Conservazione. In quest’ultimo caso, tuttavia, tra i due deve esserci uno scambio sinergico di informazioni al fine di implementare un efficace processo di conservazione.