Una nuova era per le adunanze societarie con Verbalizza e Intesi Group

La digitalizzazione è ormai il tessuto connettivo della quotidianità di qualsiasi organizzazione e di chi vi opera. Basti pensare a quanto sia divenuto consueto il lavoro da remoto. A ogni livello. E, sempre di più, anche per i momenti più “ufficiali” della vita di un’azienda, come lo svolgimento di un Consiglio d’amministrazione o dell’Assemblea dei soci. Tutt’altro che una temporanea eredità della pandemia, dunque, ma un’esigenza ormai diffusa e radicata. Così come l’aspettativa verso processi operativi in grado di facilitare le attività a reale valore aggiunto e liberare da dispendiose incombenze esecutive.

Tali attese, se non soddisfatte, si trasformano nella percezione di un’anacronistica inefficienza.

Attenzione, però: in alcune situazioni – quali le riunioni ufficiali prima menzionate – l’innovazione non deve mai andare a discapito del necessario rigore formale perché l’indispensabile valore legale ne verrebbe pregiudicato.

Nell’ambito amministrativo, gli adeguati assetti organizzativi riguardano l’implementazione di procedure efficienti in termini di qualità e affidabilità dei dati per la rilevazione dei fatti gestionali, la pianificazione e il controllo nonché la conformità alle normative fiscali e civilistiche

È con questa consapevolezza che agisce Verbalizza, l’innovativa startup di cui Intesi Group è appena divenuta socia con l’impegno reciproco a una forte e crescente cooperazione tecnologica, industriale e commerciale.

Ma cosa offre Verbalizza?

La startup ha ideato e sviluppato una piattaforma all’avanguardia, già adottata da diverse realtà aziendali, che permette l’organizzazione e gestione digitale ed efficiente di Assemblee societarie e Consigli d’Amministrazione, indipendentemente dalla loro modalità di svolgimento: in presenza o in collegamento video da remoto o, ancora, in forma ibrida tra le due precedenti.

Per offerta, competenze e tecnologie, Verbalizza è perfettamente complementare ad Intesi Group e alla gamma dei servizi che eroga come Qualified Trust Service Provider (QTSP): consulenza e soluzioni avanzate in tema di firme elettroniche, identità digitale e autenticazione multifattoriale, gestione digitale delle transazioni di approvazione e firma documenti, crittografia e protezione dati.

“Trasparenza, sicurezza e tracciabilità sono le parole d’ordine che guidano da sempre lo sviluppo della nostra piattaforma. Con Intesi Group possiamo portare questi tre attributi a un livello più alto”: così Sara Mervi, Co-Founder e Amministratore di Verbalizza, riafferma ancora una volta il senso più profondo della partnership.

La piattaforma supporta l’organizzazione e lo svolgimento di CdA e Assemblee soci in ogni fase: dalla convocazione (con evidenza immediata di consegna e accettazione nonché di conferimento di deleghe) alla gestione delle deleghe stesse (nomina, accettazione, compilazione, firma e archiviazione), dall’identificazione dei partecipanti alla certificazione di presenze e raggiungimento di quorum costitutivi e deliberativi, dalla registrazione e condivisione in corso di dichiarazioni effettuate e documenti presentati, fino all’innovativa redazione automatica e in tempo reale del verbale da parte del sistema. Ogni attività è tracciata con appositi log e archiviata in server certificati, in piena conformità a leggi e a norme statutarie, rendendo tra l’altro obsolete le “semplici” riunioni in videoconferenza.

Appaiono chiari i vantaggi derivanti dall’integrazione con le soluzioni di Intesi Group.

Pensiamo, ad esempio, a IG COMPANY BOOKS, la piattaforma per l’agile, efficiente e sicura gestione digitale, in assoluta compliance e con pieno valore legale, di ogni tipo di libro sociale: dei soci, delle adunanze e deliberazioni di assemblee, dei CdA, dei consigli di gestione, dei collegi sindacali, dei consigli di sorveglianza, e così via.

I clienti beneficiano così di maggiore semplicità, velocità, compliance, valore legale, trasparenza e controllo nella gestione di riunioni e relative documentazioni. Ma conseguono anche maggiori risparmi economici e più sostenibilità per l’ambiente, grazie alla riduzione di sprechi e costi relativi a carta, inchiostri, manutenzione di stampanti, spazi d’archiviazione e mobilità frizionale dei partecipanti e del personale di segreteria. Vantaggi che si amplificano in caso di “automatismi” con altri servizi fondamentali quali le soluzioni di conservazione digitale a norma.

 “Le sinergie tecnologiche e d’offerta erano ovviamente un prerequisito necessario per avviare un percorso comune con Verbalizza, ma sarebbero state comunque insufficienti senza un’affinità di visione strategica: ci accomuna, infatti, la determinazione a raccogliere le sfide attuali e future anche nel campo dell’Intelligenza Artificiale” ribadisce oggi Paolo Sironi, Presidente e CEO di Intesi Group.

Intesi Group e Verbalizza stanno già lavorando insieme per rilasciare soluzioni sempre più innovative, che consentano di rispondere efficacemente alle esigenze dei clienti e che le differenzieranno significativamente sul mercato.

Nel breve-medio termine, tutto questo si tradurrà in nuove funzionalità quali invio delle convocazioni via PEC, autenticazione d’accesso alla piattaforma tramite SPID, firma elettronica per sottoscrizione dei documenti ufficiali (es. convocazioni, deleghe e verbali), apposizione della marca temporale sui log di sistema (es. per ricezione convocazioni, rilevazione presenze e registrazione esiti votazioni), e così via.

Nel medio-lungo termine, invece, significherà l’integrazione completa di servizi di intelligenza artificiale, ad esempio per la generazione automatica dei riassunti e identificazione dei punti principali delle trascrizioni delle riunioni, la verifica delle delibere approvate e della loro coerenza con i documenti presentati in riunione, l’automazione sempre più spinta delle procedure e molto altro ancora.

In questo senso è facilmente prevedibile che, arricchendola progressivamente con nuove funzionalità, la piattaforma sarà adottata non solo da società di capitali (in genere, con almeno una decina di soci, diverse sedi territoriali o più amministratori) ma anche dalle organizzazioni più eterogenee e complesse per dimensione, struttura e tipologia.