Conservazione PEC
Gestire, archiviare e conservare digitalmente la PEC
La PEC è equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno in quanto, grazie alla presenza della “Ricevuta di avvenuta consegna”, dà al mittente la certezza dell’invio e dell’avvenuta consegna di un messaggio a un destinatario.
La ricevuta di consegna è un messaggio di posta elettronica rilasciato dal Gestore PEC come conferma di spedizione della comunicazione. Contiene il messaggio originale, i dati relativi alla consegna ed è firmata digitalmente dal gestore PEC che garantisce così l’esatto orario della spedizione, l’autenticità del contenuto e di conseguenza l’immodificabilità dello stesso.
La firma digitale apposta ha però una scadenza in quanto è legata a un certificato di firma che solitamente ha una durata limitata nel tempo.
Per dare valore legale probatorio duraturo alla PEC non è pertanto sufficiente stampare il messaggio e le ricevute di accettazione/consegna, oppure salvare la PEC nel proprio archivio, bensì è necessario conservarla digitalmente in un sistema di conservazione a norma affinché possano essere garantite le caratteristiche di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità.
Conservare la PEC non è solo utile a fini probatori ma è anche un adempimento previsto dalla normativa, infatti:
Le PEC costituiscono una forma di corrispondenza aziendale con rilevanza giuridica e devono essere conservate per 10 anni. Possono presentare un contenuto rilevante anche ai fini commerciali.
le PEC sono considerate dei documenti informatici, pertanto l’art. 43 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) prevede che la conservazione delle stesse debba essere eseguita digitalmente nel rispetto delle regole tecniche previste per i sistemi di conservazione.
Conservazione a norma
integrata nel servizio PEC
Il servizio PEC Intesi Group ora include nativamente la conservazione a norma: la piattaforma archivia messaggi e ricevute, senza bisogno di complesse integrazioni o configurazioni aggiuntive.
Una volta attivato, l’utente può impostare in pochi istanti le proprie regole di conservazione,
con la garanzia di:
Conservazione decennale della corrispondenza PEC selezionata (messaggi, ricevute e allegati)
Leggibilità e validità legale nel tempo
Conformità normativa del processo, completamente gestita da Intesi Group
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