Strategie digitali europee: da Conservazione a e-Archiving non è una banale questione di nome

Fino a poco tempo fa, la conservazione digitale figurava come un attore secondario sul palcoscenico dei Trust Services, rispetto a firma elettronica e identità digitale, protagonisti decisamente ben più affermati.

Oggi però le cose stanno cambiando: “L’e-Archiving, come dobbiamo sempre di più abituarci a chiamare il servizio, sta diventando una componente importante nel quadro normativo europeo, tant’è che il recente Regolamento eIDAS2.0 lo ha incluso nel novero degli strumenti strategici per garantire la fiducia nelle transazioni digitali”, spiega Patrizia Sormani – Expert Digital Manager e Presidente Anorc.

Sono state l’esigenza di maggiori sicurezza e interoperabilità a portare il legislatore, anche in linea con la direttiva NIS2, alla decisione di aggregare sistematicamente tutti i servizi fiduciari: sinergicamente e ognuno per la propria parte, possono infatti innalzare i livelli di durabilità, leggibilità, integrità, riservatezza e autenticità di dati e documenti digitali. L’obiettivo è dar vita a un ambiente protetto e regolato, per favorire ancor di più le transazioni oltre le barriere nazionali. In questo quadro, il servizio di e-Archiving è chiamato a garantire la validità e il valore probatorio dei documenti nel tempo.

Attualmente siamo un una fase di lavori in corso. Le specifiche per gli standard tecnologici, cui dovranno adeguarsi i vari provider, sono in via di definizione e si parla del prossimo maggio (forse…) per il loro rilascio.

Chi non si sarà mosso per tempo, con competenza e lungimiranza, si troverà a dover colmare l’inevitabile gap.

Nel nostro Paese, la conservazione digitale è una pratica già ben consolidata, grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e al lavoro di AgID.

“Ci troviamo però di fronte a una prospettiva normativa differente: il CAD precisa quello che un servizio di conservazione deve garantire, ma non dà una definizione del servizio stesso, che si ritrova invece nelle Linee Guida, mentre il Regolamento eIDAS2.0 descrive in modo puntuale l’e-archiving, quale processo integrato e normato che include fasi specifiche: il versamento, il recupero e lo scarto del dato o documento conservato”, prosegue Sormani.

Elevando l’e-Archiving a servizio fiduciario qualificato, eIDAS2.0 mira a consolidare il valore giuridico dei dati e dei documenti. Tuttavia, nel contesto normativo italiano, il documento informatico inviato in conservazione è già dotato di effetti giuridici – essendo firmato e marcato digitalmente – mentre il compito della conservazione digitale è piuttosto quello di preservarne le caratteristiche nel tempo… Sembrano sfumature, ma non lo sono ed è opportuno esserne consapevoli.

In generale, i provider potrebbero essere chiamati ad adeguare i propri sistemi considerando, peraltro, che il regolamento estende il concetto di conservazione anche ai dati, dinamici per natura e che necessitano di sistemi di gestione e conservazione altrettanto flessibili.

Lo scenario è tutt’altro che definito. Tuttavia l’e-archiving è destinato ad essere un servizio chiave per la trasformazione digitale, capace di elevare il valore legale dei documenti e rafforzare la fiducia nelle transazioni.

I Qualified Trust Service Provider (QTSP) avranno un ruolo cruciale, offrendo servizi di e-Archiving qualificati che integrano firma elettronica, identità digitale e altri servizi fiduciari. La capacità di innovare e contribuire alla definizione degli standard rappresenterà un vantaggio competitivo significativo.

“In Intesi Group, come QTSP riconosciuto a livello europeo, siamo pronti alla sfida. Da sempre puntiamo a garantire ai clienti livelli di servizio estremamente elevati, e lo facciamo anche in tema di conservazione” afferma Stefano Scagni – Head of Business Development Intesi Group.
Il servizio di Intesi Group assicura non solo il trasferimento sicuro dei documenti digitali, ma genera anche ricevute firmate digitalmente e rapporti giornalieri validati dal Responsabile del Sistema di Conservazione. Peraltro, è parte del marketplace AgID dedicato ai fornitori di servizi di conservazione digitale: una garanzia di qualità e sicurezza, molto apprezzata sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dal settore privato.

Quella che si sta presentando è certamente una grande opportunità e la differenza può farla la capacità non solo di adeguare i sistemi in modo da allinearli agli standard in corso di definizione, ma anche quella di fornire un contributo concreto nel disegnarli. “Ci stiamo impegnando proprio in questo, portando in dote oltre dieci anni di esperienza sul campo e la nostra capacità nel saper coniugare innovazione tecnologica ed evoluzione normativa”, conclude Scagni.

L’e-Archiving rappresenta una svolta nel panorama della conservazione digitale, offrendo nuove opportunità per aziende e provider di servizi. La capacità di adeguarsi ai cambiamenti normativi e tecnologici sarà determinante per cogliere i benefici di questa trasformazione, garantendo la sicurezza e la fiducia nelle transazioni digitali.

Questo ed altro ancora nella registrazione video del Webinar “e-Archiving, la nuova frontiera della conservazione digitale 2.0” dello scorso 20 febbraio.